Ludzie pierwszy zaczął mówić o elektronicznego urzędu w latach 70-tych . Do niedawna było tylkomarzeniem , aby myśleć , że można prowadzić działalność gospodarczą bez dokumentów papierowych. Dziś jest torzeczywistość , dzięki niedrogim przechowywania danych i szybsze możliwości sieciowych . Biuro bez papieru odnosi się do pamięci komputera za pomocą dokumentów , a gdy prawidłowo wdrożone ,proces ma wiele zalet . Dostęp do dokumentów Gdziekolwiek

papierem w szafce ,osoba musi być w biurze, aby uzyskać dostęp do dokumentu , lub musi mieć plik z nim . Biuro bez papieru pozwala pracownikom na dostęp do dokumentów z anyplace , który ma połączenie z komputerem , w tym inteligentnego telefonu . Pozwala to pracownikom być bardziej skuteczne podczas pracy w odległych obszarach .
Zbiory Dokumenty można łatwo Położony

Część ustanowienia biura bez papieru jest określenie , w jaki sposób pliki będą nazwie . Następnie , można łatwo znaleźć plik o nazwie pliku . Jeśli nie znasz nazwy pliku , można przeprowadzić wyszukiwanie dla niektórych słów kluczowych w dokumencie i odszukaj go w ten sposób . W biznesie , który zajmuje się numery kont lub nadaje śledzenia numerów dokumentów , dokumenty mogą być wyszukiwane i łatwo pobierane przez te numery. Dokument może być określany nazwą lub miasta zamieszkania bez konieczności różne pliki dla każdej kategorii . Imperium bezpieczniejsze i bardziej bezpieczne dokumenty

Ważne dokumenty szafki na dokumenty mogą być utracone na zawsze pożaru lub innej katastrofy . Paperless przechowywane elektronicznie dokumenty można łatwo kopii zapasowej. Kopia zapasowa może być poza biurem , z dala od biura. Z kopii zapasowych dokumentów , możesz być i działa szybko ponownie. Niszczenie dokumentów papierowych może oznaczać zniszczenie firmy i źródła dochodu . Z odpowiednimi środkami bezpieczeństwa , to jest trudniejsze dla kogoś włamać się i ukraść plików elektronicznych je niż włamać się do biura i kradzieży poufnych informacji o klientach lub klienta .
Zbiory Rozważania

Użyj co najmniej dwóch kopii zapasowych dokumentów , z jednej siłowni obok . Korzystać z profesjonalnego oprogramowania wykonany dla biura do tworzenia otoczenia elektronicznego dokumentów . Mieć proces w celu archiwizacji starszych dokumentów elektronicznych i nazwa je w rozpoznawalnej sposób , być może zawierające datę utworzenia jako część nazwy . Zawsze ważne dane , aby je chronić . Jednak należy papierowych kopii licencji zawodowych i niektórych podpisanych dokumentów . Imperium